Siedziba a adres spółki – czym się różnią?
Siedziba spółki i jej adres nie oznaczają tego samego. Siedziba to co do zasady miejscowość, np. Warszawa, natomiast adres wskazuje konkretną lokalizację: ulicę, numer budynku i ewentualnie lokalu. To rozróżnienie ma znaczenie przy zakładaniu spółki, zmianie lokalizacji i wpisach do KRS.
Warszawa to siedziba. Kosiarzy 21A to adres.
Kodeks cywilny określa siedzibę osoby prawnej jako miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający, o ile ustawa lub statut nie stanowią inaczej.
Dlatego dla przykładowej spółki: siedziba = Warszawa, a adres = ul. Kosiarzy 21A, Warszawa.
Powiązany temat: To rozróżnienie ma znaczenie zarówno przy zakładaniu, jak i przeprowadzce spółki. Zobacz adres do rejestracji spółki oraz zmianę adresu spółki krok po kroku.
Siedziba spółki a adres – dwie różne informacje
Miejscowość
Siedzibą osoby prawnej jest co do zasady miejscowość, w której znajduje się jej organ zarządzający.
Dla spółki z o.o. siedziba musi być określona w umowie spółki.
Przykład: Warszawa.
Konkretna lokalizacja
Adres identyfikuje fizyczną lokalizację dokładniej: ulicę, numer budynku oraz, jeśli dotyczy, numer lokalu.
Siedziba i adres są ujawniane w dziale 1 rejestru przedsiębiorców KRS.
Przykład: ul. Kosiarzy 21A, Warszawa.
Co trzeba wpisać do umowy spółki?
Kodeks spółek handlowych wymaga, aby umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określała między innymi firmę i siedzibę spółki.
Standardowo oznacza to wskazanie miejscowości, a nie koniecznie pełnego adresu z ulicą i numerem. Ma to praktyczne znaczenie przy późniejszej przeprowadzce spółki.
Jeśli spółka pozostaje w tej samej miejscowości i zmienia jedynie ulicę albo lokal, w typowej sytuacji nie zmienia się sama siedziba wskazana w umowie.
Dlaczego to ważne?
Jeśli w umowie jako siedzibę wskazano Warszawę, przeprowadzka z jednej warszawskiej ulicy na drugą nie oznacza automatycznie zmiany siedziby.
Jeśli natomiast spółka przenosi się np. z Warszawy do Piaseczna, zmienia się miejscowość będąca siedzibą, a więc zakres formalności jest większy.
Co widać w KRS?
KRS jest rejestrem jawnym, a w dziale 1 rejestru przedsiębiorców znajdują się podstawowe dane podmiotu.
Miejscowość spółki
Rejestr pokazuje miejscowość będącą siedzibą podmiotu.
Dokładna lokalizacja
W tym samym dziale ujawniany jest również konkretny adres spółki.
Dane dostępne publicznie
Informacje z KRS może sprawdzić każdy zainteresowany, dlatego wybór adresu ma również znaczenie z punktu widzenia prywatności.
Zmiana adresu a zmiana siedziby spółki
Zmienia się tylko adres
Spółka przenosi się z jednego lokalu w Warszawie do drugiego lokalu w Warszawie.
Jeżeli umowa spółki określa siedzibę po prostu jako Warszawę, miejscowość się nie zmienia. Trzeba jednak zaktualizować adres w KRS i inne dane, których dotyczy przeprowadzka.
Zmienia się siedziba
Spółka przenosi się np. z Warszawy do Krakowa. Wtedy zmienia się miejscowość będąca siedzibą spółki.
W spółce z o.o. oznacza to konieczność zmiany postanowienia umowy dotyczącego siedziby oraz dokonania odpowiedniego wpisu w KRS.
Czy adres wirtualnego biura może być adresem spółki?
Co do zasady może, jeśli spółka posiada odpowiednią podstawę do korzystania z konkretnej lokalizacji.
Nie oznacza to, że „siedzibą” staje się nazwa biura coworkingowego. Siedzibą pozostaje miejscowość, np. Warszawa, a wirtualne biuro dostarcza konkretny adres używany przez spółkę.
W praktyce jest to rozwiązanie szczególnie przydatne dla spółek, które pracują zdalnie, nie potrzebują stałego prywatnego pokoju albo chcą oddzielić adres biznesowy od prywatnego adresu wspólnika czy członka zarządu.
Przykład
Siedziba spółki: Warszawa
Adres spółki: ul. Kosiarzy 21A, Warszawa
Spółka może korzystać z takiej lokalizacji zgodnie z zakresem zawartej umowy, bez konieczności wynajmowania stałego prywatnego biura.
Czy siedziba ma znaczenie dla właściwości urzędu?
Może mieć znaczenie, ale nie w każdej sprawie działa to identycznie. Właściwość organu zależy od rodzaju podatku, formy prawnej i konkretnej procedury.
Przykładowo w przypadku osoby prawnej zgłoszenie VAT-R składa się co do zasady do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres siedziby. W innych procedurach mogą obowiązywać odrębne zasady.
Dlatego przy zmianie miejscowości będącej siedzibą spółki warto sprawdzić nie tylko KRS, ale również konsekwencje dla obowiązków podatkowych i innych rejestrów.
4 błędy w rozumieniu siedziby i adresu spółki
„Siedziba to pełny adres”
Nie. Co do zasady siedziba osoby prawnej to miejscowość.
„Zmiana ulicy zawsze wymaga zmiany umowy spółki”
Nie zawsze. Jeśli umowa wskazuje tylko miejscowość, zmiana ulicy w tej samej miejscowości nie musi oznaczać zmiany siedziby.
„Adres spółki nie jest publiczny”
Siedziba i adres są ujawniane w KRS, który jest rejestrem jawnym.
„Wirtualne biuro jest siedzibą spółki”
Precyzyjniej: wirtualne biuro może dostarczać konkretny adres, natomiast siedzibą pozostaje miejscowość.
Co sprawdzić przed wyborem lub zmianą adresu spółki?
- Sprawdź, jaka miejscowość jest wpisana jako siedziba w umowie spółki.
- Sprawdź aktualny pełny adres ujawniony w KRS.
- Ustal, czy planowana przeprowadzka zmienia miejscowość, czy tylko ulicę lub lokal.
- Przeczytaj umowę spółki przed przygotowaniem dokumentów zmiany.
- Zabezpiecz podstawę do korzystania z nowego adresu.
- Po przeprowadzce zaktualizuj KRS i inne właściwe rejestry.
- Ustal sposób odbioru korespondencji kierowanej na nowy adres.
- Jeśli korzystasz z wirtualnego biura, sprawdź zakres zawartej umowy.
Siedziba w Warszawie, ale nie potrzebujesz własnego biura?
Coworking Wilanów przy Kosiarzy 21A oferuje wirtualny adres dla firm oraz warianty rozszerzone o rejestrację, obsługę korespondencji i skanowanie.
Sprawdź opinie o Coworking Wilanów
Siedziba a adres spółki – najczęstsze pytania
Czy siedziba spółki to jej pełny adres?
Czy zmiana adresu oznacza zmianę siedziby?
Czy siedziba musi być wpisana do umowy spółki z o.o.?
Czy adres spółki jest widoczny w KRS?
Czy wirtualne biuro może być adresem spółki?
Czy zmiana siedziby wymaga zmiany umowy spółki?
Materiał ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sprawie zakres formalności zależy m.in. od formy prawnej spółki i treści jej dokumentów.