Zmiana adresu spółki – jak to zrobić krok po kroku?
Przenosisz spółkę do nowego biura albo chcesz korzystać z wirtualnego adresu? Najpierw ustal, czy zmieniasz tylko adres spółki, czy również jej siedzibę. To nie jest to samo i od tej różnicy zależy zakres formalności.
Zmiana adresu czy zmiana siedziby spółki?
Jeśli spółka przeprowadza się na inną ulicę, ale pozostaje w tej samej miejscowości, zazwyczaj zmieniasz tylko adres. Jeżeli natomiast zmienia się miejscowość będąca siedzibą spółki, w przypadku spółki z o.o. co do zasady trzeba również zmienić umowę spółki.
Wynika to z tego, że siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, a umowa spółki z o.o. musi określać jej siedzibę.
Adres spółki i siedziba spółki to dwie różne rzeczy
To najważniejszy punkt całej procedury. W potocznym języku oba pojęcia często stosuje się zamiennie, ale prawnie mają inne znaczenie.
Ulica, numer budynku i lokalu
Przykład: spółka pozostaje w Warszawie, ale przeprowadza się z ul. A na ul. Kosiarzy 21A.
Jeżeli umowa spółki wskazuje jako siedzibę tylko Warszawę, taka przeprowadzka co do zasady nie zmienia postanowienia umowy dotyczącego siedziby.
Miejscowość
Przykład: spółka przenosi siedzibę z Krakowa do Warszawy. Zmienia się wówczas miejscowość wskazana jako siedziba spółki.
W spółce z o.o. siedziba jest elementem umowy spółki, dlatego taka zmiana wymaga odpowiedniej zmiany umowy i wpisu do KRS.
Jeżeli w konkretnej umowie spółki wpisano pełny adres, a nie tylko miejscowość, również przeprowadzka w obrębie tej samej miejscowości może wymagać zmiany treści umowy. Zawsze warto zacząć od sprawdzenia aktualnego tekstu umowy spółki.
Co zmienia się w zależności od rodzaju przeprowadzki?
| Sytuacja | Zmiana umowy? | KRS? | Charakter zmiany |
|---|---|---|---|
| Nowa ulica / lokal w tej samej miejscowości | Zwykle nie, jeśli umowa podaje tylko miejscowość | Tak | Zmiana adresu |
| Przeprowadzka do innej miejscowości | Tak — dla sp. z o.o. zmienia się siedziba określona w umowie | Tak | Zmiana siedziby |
Zmiana adresu spółki krok po kroku
Zabezpiecz nowy adres
Zanim zgłosisz zmianę, spółka powinna posiadać podstawę do korzystania z nowego adresu — na przykład umowę najmu albo umowę dotyczącą wirtualnego biura.
Dokument warto zachować również na wypadek, gdyby bank, urząd lub inna instytucja poprosiły o potwierdzenie prawa do korzystania z adresu.
Sprawdź umowę spółki
Ustal, czy zmienia się tylko adres, czy także miejscowość wskazana jako siedziba. Sprawdź również, czy umowa spółki nie zawiera bardziej szczegółowych postanowień dotyczących adresu.
Podejmij odpowiednią decyzję lub uchwałę
Przy zmianie samego adresu bez zmiany siedziby sposób podjęcia decyzji zależy m.in. od postanowień umowy i zasad działania organów spółki.
Jeżeli natomiast zmiana miejscowości oznacza zmianę umowy spółki z o.o., Kodeks spółek handlowych wymaga uchwały wspólników oraz wpisu zmiany umowy do rejestru. Co do zasady uchwała zmieniająca umowę jest protokołowana przez notariusza, z wyjątkiem zmian możliwych do dokonania poprzez wzorzec w S24.
Zgłoś zmianę do KRS
Wniosek o zmianę danych przedsiębiorcy wpisanego do KRS składa się elektronicznie. W zależności od sposobu utworzenia i późniejszej historii spółki korzysta się z Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) albo systemu S24.
Ustawa o KRS przewiduje co do zasady termin 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Zaktualizuj pozostałe rejestry i dane
Część danych podstawowych jest przekazywana dalej z KRS, ale przeprowadzka może również powodować konieczność aktualizacji danych uzupełniających na formularzu NIP-8.
Jeżeli zmiana dotyczy informacji ujawnianych w CRBR, należy również zaktualizować zgłoszenie w tym rejestrze.
Zmień adres wszędzie, gdzie korzysta z niego firma
Po formalnej zmianie nie kończ na KRS. Zaktualizuj dane m.in. u księgowości, w banku, na fakturach, w umowach, stopkach e-mail, na stronie internetowej i w systemach używanych przez spółkę.
Jeśli spółka ma Profil Firmy Google, pamiętaj, że zasady prezentacji adresu w Google są odrębne od zasad rejestracji adresu spółki.
PRS czy S24 – gdzie zgłosić zmianę adresu?
Portal Rejestrów Sądowych
System S24
Ważna zmiana od końca 2025 roku
Starsze poradniki mogą doliczać jeszcze 100 zł za ogłoszenie zmiany wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Ten obowiązek został zniesiony ustawą z 26 września 2025 r. Obecnie wpisy do KRS nie podlegają już obowiązkowemu ogłaszaniu w MSiG.
NIP-8, CRBR i inne aktualizacje
Sprawdź dane uzupełniające
Dane podstawowe spółki są przekazywane z KRS do odpowiednich rejestrów. NIP-8 służy natomiast do danych uzupełniających, takich jak m.in. adresy miejsc prowadzenia działalności poza siedzibą, adres do korespondencji, rachunki bankowe czy dane biura rachunkowego.
Jeżeli przeprowadzka powoduje zmianę takich danych, trzeba złożyć zgłoszenie aktualizacyjne. Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników przewiduje dla aktualizacji danych uzupełniających co do zasady termin 7 dni od powstania zmiany.
Aktualizacja danych spółki
Jeżeli zmieniają się dane spółki ujawniane w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, zgłoszenie również trzeba zaktualizować.
Według aktualnej informacji Ministerstwa Finansów podmioty objęte CRBR dokonują aktualizacji zasadniczo w terminie 14 dni od zmiany — odpowiednio od wpisu do KRS przy zmianie konstytutywnej albo od samego zdarzenia przy zmianie deklaratoryjnej.
Czy przy zmianie adresu spółki można przejść na wirtualne biuro?
Tak — jeżeli zakres umowy pozwala spółce korzystać z adresu w odpowiednim celu, wirtualne biuro może być rozwiązaniem dla firmy, która nie potrzebuje stałego prywatnego lokalu.
Jest to szczególnie praktyczne w przypadku spółek pracujących zdalnie, firm usługowych oraz przedsiębiorców, którzy nie chcą publikować prywatnego adresu mieszkania jako adresu działalności.
Przy Kosiarzy 21A w Warszawie możesz wybrać sam adres albo rozszerzyć usługę o odbiór korespondencji, powiadomienia i skanowanie.
Zmiana adresu spółki – o czym pamiętać?
- Zabezpiecz prawo do korzystania z nowego adresu.
- Sprawdź, czy zmienia się tylko adres, czy także siedziba – miejscowość.
- Przeczytaj umowę spółki przed przygotowaniem dokumentów.
- Jeżeli zmienia się umowa spółki, przygotuj właściwą uchwałę i dokumentację.
- Zgłoś zmianę elektronicznie do KRS przez właściwy system.
- Sprawdź, czy zmieniły się dane uzupełniające wymagające NIP-8.
- Zaktualizuj CRBR, jeśli zmiana dotyczy danych ujawnianych w rejestrze.
- Poinformuj bank, księgowość, kontrahentów i inne instytucje.
- Zmień adres na fakturach, stronie internetowej i dokumentach firmowych.
- Zadbaj o sprawny odbiór korespondencji kierowanej na nowy adres.
Przenosisz spółkę i potrzebujesz nowego adresu?
Coworking Wilanów przy Kosiarzy 21A oferuje wirtualny adres firmy oraz rozszerzone warianty z obsługą korespondencji i skanowaniem.
Sprawdź opinie o Coworking Wilanów
Zmiana adresu spółki – najczęstsze pytania
Czy zmiana ulicy oznacza zmianę siedziby spółki?
Czy przy zmianie adresu trzeba zmieniać umowę spółki?
Ile kosztuje zgłoszenie zmiany do KRS?
Czy zmianę adresu spółki można zgłosić papierowo?
Czy wirtualne biuro może być nowym adresem spółki?
Czy po zmianie adresu trzeba zaktualizować CRBR?
Materiał ma charakter ogólnoinformacyjny i został przygotowany według stanu prawnego na 9 września 2026 r. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Zakres wymaganych czynności może zależeć od formy prawnej spółki, treści jej umowy oraz konkretnego rodzaju zmiany.